英語での電話対応: プロフェッショナルにコミュニケーションをとる方法

ビジネスの世界では、電話によるコミュニケーションは避けて通れないものです。特に、グローバルな環境では英語での電話やTeamsなどでの対応が必須となります。この記事では、英語での電話対応をプロフェッショナルにこなすための基本的なポイントを紹介します。

1. 準備を整える

電話をかける前に、話す内容を簡潔にまとめ、必要な情報や資料を手元に準備しておきましょう。

また、相手の名前や会社名を正しく発音できるようにしておくことも大切です。不確かな場合は、事前にインターネットで調べるか、会話の初めに確認しましょう。

基本的な準備は日本語と一緒だと思います。場合によってはどんなことを言いたいか、相手の名前は何と読むのか？などを書き出して会話に臨みましょう。

2. 明確で簡潔なコミュニケーション

電話では視覚的な手がかりがないため、言葉だけで意思疎通をはかる必要があります。

ですから、はっきりとした声でゆっくりと話し、専門用語やスラングの使用は避けるようにしましょう。

また、質問はオープンエンド（広範囲な回答が可能な）よりもクローズドエンド（限定された回答が期待される）の方が理解しやすいです。

3. アクティブリスニング

相手の話を注意深く聞き、理解を示すことが重要です。

特に言語の壁がある場合、相手の言っていることを繰り返すことで、正確に理解したことを確認しましょう。

また、適切なタイミングで相槌を打つことで、会話に参加していることを伝えられます。

4. クリアな終わり方

会話の終わりには、話した内容の要約と、次のステップや期待されるアクションを明確にしましょう。

これにより、両者が同じ理解を共有していることを確認できます。また、礼儀正しく電話を切ることも忘れずに。

5. 継続的なスキルアップ

英語での電話対応は練習と経験によって向上します。可能であれば、ネイティブスピーカーとの練習や、リスニングと発音のスキルを磨くためのトレーニングを行いましょう。

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minami

サラリーマン/２児の父/元社会人大学院生

日々の英語学習の中での気付きを発信しているサラリーマン。