ビジネス英語　基本的なメール雛形5選

ビジネスの場面でのコミュニケーションに欠かせないのがEメールです。

でもどんなメールを送ればいいの？

本ブログでは相手のレベルや状況に合わせて、効果的に伝えるためのメールの雛形を5つ紹介します！

新しい取引先やパートナーへの初めてのメール

タイトル： Introduction and Proposal

Dear [Name or Company Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name] and I represent [Your Company Name]. We have come across your profile and believe that there could be potential synergies between our companies. I would like to propose a virtual meeting to discuss potential collaboration. Please let me know your availability.

Thank you for considering my proposal.

Warm regards,

[Your Name]

解説：

• Dear: 丁寧な挨拶として用いられる。
• hope: 願望・希望を表す動詞。
• finds you well: 「あなたが元気であることを願っています」という意味のフレーズ。
• represent: 「代表する」という意味。
• come across: 偶然見つける、発見する、という意味。
• synergies: 相乗効果、協力関係を意味する。
• propose: 提案する、という意味。
• considering: 考慮する、という意味。
• Warm regards: メールの締めくくりに使われる暖かい挨拶。

プロジェクトの進捗報告

タイトル： Project Update: [Project Name]

Dear [Name],

I hope this email finds you well. I wanted to update you on the progress of [Project Name]. As of now, we have completed [specific task] and are on track to meet our deadline. Please find the attached report for more details.

Let me know if you have any questions.

Best regards,

[Your Name]

解説：

• wanted to: 「〜したかった」という意向や意志を示す表現。
• update: 更新する、または情報を提供するという意味。
• As of now: 今のところ、現在のところという意味。
• on track: 予定通りである、という意味。
• deadline: 締め切りや期限のこと。
• find: この文脈では「参照する」や「確認する」の意。
• attached: 添付された、という意味。
• Best regards: 丁寧な挨拶、特にビジネス文書でよく使われる締めくくりの表現。

会議の日程調整

タイトル： Scheduling Our Upcoming Meeting

Dear [Name],

I hope this finds you well. I’m writing to schedule our upcoming meeting. Would [Date] at [Time] work for you? If not, please suggest a few dates and times that would be convenient.

Looking forward to our discussion.

Best regards,

[Your Name]

解説：

• writing to: 「〜のために書いています」という意味で、目的や理由を明確にするフレーズ。
• schedule: スケジュールを決める、予定するという意味。
• work for you: 「あなたに合っていますか？」や「あなたの都合はいかがですか？」という意味。
• convenient: 便利で、または都合が良いという意味。
• Looking forward to: 〜を楽しみにしている、という期待や楽しみを表現するフレーズ。

ビジネスのリマインダーやフォローアップ

タイトル： Follow-up on [Topic/Project Name]

Dear [Name],

Just following up on our discussion regarding [Topic/Project]. Could you provide an update on where things stand? Your prompt response would be much appreciated.

Thank you in advance.

Best,

[Your Name]

解説：

• following up: 後を追う、または以前のコミュニケーションを再確認するという意味。
• regarding: 〜に関して、という意味。
• provide: 提供する、という意味。
• where things stand: 事の進行状況や現状を指すフレーズ。
• prompt: 迅速な、という意味。
• appreciated: 感謝される、価値が認められるという意味。
• in advance: 事前に、先に、という意味。

お礼のメール

タイトル： Thank You for [Specific Reason]

Dear [Name],

I wanted to express my gratitude for [specific reason, e.g., “your insights during our meeting” or “the opportunity to collaborate on the project”]. It was truly valuable and much appreciated.

Looking forward to future collaborations.

Warm regards,

[Your Name]

解説：

• wanted to express: 〜を表現したかった、という意向や意志を示すフレーズ。
• gratitude: 感謝、という意味。
• insights: 洞察や見識、という意味。
• collaborate: 協力する、共同で作業するという意味。
• truly: 実際に、真実に、という強調の意味。
• valuable: 価値がある、有益な、という意味。
• Looking forward to: 〜を楽しみにしている、という期待や楽しみを表現するフレーズ。

まとめ

ビジネスメールに慣れていないと、一本のメールに多大な時間を取られることを多くあると思います。雛形を活用することで、効率的にメールを記載しましょう。また、例文に登場する単語を覚えることで、記載できるメールのパターンを増やしていきましょう。

minami

サラリーマン/２児の父/元社会人大学院生

日々の英語学習の中での気付きを発信しているサラリーマン。